Introdução
O 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS está dedicado não apenas a cumprir as leis e normas que orientam suas atividades, mas também a adotar os mais altos padrões de integridade e ética. O objetivo é combater e prevenir todas as formas de suborno, corrupção e não cumprimento das obrigações de compliance, garantindo assim a realização da missão da Serventia e a redução dos riscos que possam comprometer o Sistema de Gestão de Compliance/Antissuborno.
A Serventia estabelece processos e controles claros para assegurar o cumprimento das obrigações de Compliance e rejeita qualquer prática ilícita ou relacionada ao suborno e à corrupção, seja por parte da gestão, colaboradores, fornecedores, ou qualquer pessoa ou instituição que represente ou atue em nosso nome. Com base nesse princípio de "tolerância zero" e transparência, implementamos esta Política de Compliance e Antissuborno, que se aplica a toda gestão (Titular, Substitutos Coordenadores), colaboradores, usuários, órgãos reguladores, fornecedores e à sociedade, ou seja, a todas as partes interessadas envolvidas nas atividades desta Serventia.
O respeito a esta Política é crucial para a integridade da imagem do 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS, o que implica em uma postura de zero tolerância em relação ao seu descumprimento.
Premissas Organizacionais
Missão: Prestar um serviço de qualidade, garantindo a segurança jurídica nas transações imobiliárias, com eficiência, melhoria dos processos, satisfação dos usuários e o desenvolvimento da equipe.
Visão: Obter o reconhecimento contínuo da sociedade pela excelência no atendimento e na prestação de serviço, ser referência em soluções inovadoras que transformem positivamente a sociedade.
Valores:
Responsabilidade Socioambiental - em ações voltadas à comunidade e na preservação dos recursos naturais
Política da Qualidade
Nosso compromisso é buscar a melhoria contínua e a satisfação dos usuários desta Serventia, oferecendo serviços com qualidade, eficiência, segurança jurídica, agilidade, ética e transparência. Garantimos que nossas ações estejam alinhadas aos interesses legítimos de nossos usuários, promovendo uma experiência de atendimento que atenda suas necessidades de forma eficaz.
Política de Segurança da Informação
Assegurar a proteção de todos os dados tratados pela Serventia, sejam eles pertencentes a pessoas físicas ou jurídicas.
Definições
Compliance
A palavra "compliance" tem sua origem na língua inglesa e sua tradução literal é "conformidade". O verbo "to comply" indica o estado de conformidade com leis, regulamentações e padrões éticos aplicáveis às atividades, ao Código de Conduta Ética e às políticas e normas da Serventia.
Função de Compliance
O colaborador designado pelo Titular da Serventia deve possuir autoridade, independência e autonomia para conduzir a Gestão de Compliance. Para ocupar o cargo, é necessário que o responsável por Compliance possua experiência mínima de três anos em atividades cartoriais. Suas principais responsabilidades incluem:
A função de Compliance atualmente é exercida pela Registradora Substituta, Pamela Voss Matos, conforme portaria de nomeação n° 002/2024.
Suborno:
O suborno é um fenômeno amplamente disseminado, que gera preocupações de ordem social, moral, econômica e política. Ele compromete a boa governança, prejudica o desenvolvimento e distorce a concorrência justa. Além disso, corrói o sistema de justiça, mina os direitos humanos e representa um obstáculo ao combate à pobreza. O suborno é caracterizado pela prática de prometer, oferecer ou pagar dinheiro, bens de valor ou outros favores para obter vantagens indevidas.
Corrupção: A corrupção é o ato de subornar uma ou mais pessoas em benefício próprio ou de terceiros, geralmente por meio da oferta de dinheiro ou outros benefícios. No setor público ou privado, trata-se do uso de meios ilegais para obter vantagens indevidas. A corrupção pode ocorrer de duas formas:
Corrupção Passiva: Consiste em solicitar ou receber vantagem indevida, ou aceitar a promessa dessa vantagem, para si ou para outrem, direta ou indiretamente, mesmo que fora do exercício da função, mas em razão dela.
Corrupção Ativa: Geralmente ocorre contra a administração pública, quando alguém oferece ou promete vantagem indevida a um agente público, com o objetivo de induzi-lo a praticar, omitir ou retardar algum ato de ofício.
Lavagem de Dinheiro: Lavagem de dinheiro refere-se a práticas econômicas e financeiras que têm como objetivo ocultar ou disfarçar a origem ilícita de ativos financeiros ou bens patrimoniais. A intenção é fazer com que esses ativos pareçam ter uma origem legal ou tornar difícil a comprovação de sua origem ilegal.
Brindes, Presentes e Agrados: Nesta Política, o termo abrange dinheiro, itens de valor monetário, entretenimento, hospedagem, brindes institucionais ou quaisquer bens materiais. Não se considera aqui o valor monetário específico, mas o ato em si de oferta ou recepção.
Partes Interessadas:
As partes interessadas são aquelas que mantêm uma relação direta ou indireta com a Serventia, fornecendo ou recebendo produtos e serviços, e que de alguma forma influenciam ou são influenciadas pelo Sistema de Gestão de Compliance e Antissuborno. Essas partes incluem:
Diretrizes
A reputação de uma instituição é um dos seus ativos mais valiosos, e deve ser preservada. Nesse sentido, a gestão, todos os colaboradores, fornecedores e partes interessadas que mantêm relação direta ou indireta com a Serventia devem seguir, cumprir e fazer cumprir os termos e condições desta Política.
Não será tolerada qualquer conduta que contrarie os princípios éticos ou as diretrizes estabelecidas por esta Política. As seguintes premissas devem ser rigorosamente observadas:
Pagamentos Indevidos a Agentes Públicos
Nenhum colaborador deverá, de forma direta ou indireta, oferecer, prometer ou autorizar a entrega ou a promessa de dinheiro, presentes, serviços, favores ou qualquer outra vantagem a qualquer pessoa, incluindo agentes públicos, funcionários de órgãos ou agências governamentais, tais como autarquias, empresas estatais, sociedades de economia mista, organizações internacionais, partidos políticos, candidatos a cargos eletivos, bem como membros do Poder Executivo, Judiciário ou Legislativo (“Agentes Públicos”). Tal prática é vedada, visando à obtenção de vantagem, à determinação do Agente Público para praticar, omitir ou retardar ato de ofício, ou de qualquer forma influenciá-lo.
A proibição abrange, também, indivíduos próximos a Agentes Públicos, como cônjuges, companheiros (as), namorados (as), familiares e afins (“Pessoas Próximas”), assim como quaisquer outros que recebam a promessa, oferta ou benefício com a finalidade de influenciar decisões de Agentes Públicos.
Essa proibição, juntamente com as disposições das Leis Anticorrupção, aplica-se não apenas ao indivíduo que realiza o pagamento, mas também a todos aqueles que participaram conscientemente do ato ou que, cientes da possibilidade de ocorrência de atos corruptos, nada fizeram para evitá-los. As Leis Anticorrupção se aplicam igualmente aos indivíduos que tenham agido de forma a incentivar o pagamento, abrangendo qualquer pessoa que:
Brindes, Presentes e Agrados
Brindes, presentes e agrados podem, em muitas situações, constituir ferramentas de negócios legítimas e usuais. Contudo, em determinadas circunstâncias, tais práticas podem configurar uma vantagem indevida. É vedado qualquer tipo de cobrança ou de recebimento, de qualquer espécie e sob qualquer pretexto, dos usuários pelo serviço prestado. Entretanto, pequenas lembranças dadas a título de cortesia (ex: chocolates) poderão ser aceitas, desde que não gerem na pessoa que recebe um sentimento ou dever de fazer algo em troca.
Doações Beneficentes
O 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS proíbe qualquer contribuição ou doação que seja efetuada em troca de favorecimento ou vantagem indevida, ou que vise influenciar decisões de Agentes Públicos, direta ou indiretamente, mesmo que a entidade beneficiada seja uma instituição de caráter beneficente. É vedada a realização de contribuições e doações a entidades ou instituições a pedido de um Agente Público, ou em que o Agente Público ou uma Pessoa Próxima exerça qualquer função.
As contribuições e doações para fins filantrópicos ou beneficentes devem ser previamente aprovadas e documentadas, podendo ser realizadas apenas por razões legítimas de natureza assistencial. Tais doações poderão ocorrer de forma espontânea por parte da Serventia ou em resposta a solicitações externas. Qualquer pedido externo de contribuição ou doação beneficente em nome desta Serventia deverá ser formalizado por escrito (via e-mail, ofício, carta, entre outros) e requererá a aprovação prévia da Titular ou da Função de Compliance.
As doações poderão ser materiais ou monetárias. Para fins de comprovação dos recursos recebidos, serão exigidos registros fotográficos, recibos ou notas fiscais no caso de Pessoas Jurídicas.
Compras
Não serão tolerados oferecimentos de vantagens econômicas de qualquer natureza, bem como o fornecimento de brindes, presentes ou agrados que possam influenciar a concretização da compra ou transmitir qualquer impressão de favorecimento comercial em relação ao provedor externo por parte do comprador.
Manutenção de Registros e Contabilização Precisa
É responsabilidade do 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS manter livros, registros e contas que reflitam, de forma detalhada, precisa e correta, todas as transações realizadas. É de suma importância que as transações sejam transparentes, documentadas e classificadas de acordo com sua natureza, com a descrição precisa dos atos praticados e das despesas. Em nenhuma circunstância poderão constar nos registros documentos falsos ou enganosos.
Controles internos serão realizados com base em procedimentos operacionais padrão, e todos os envolvidos no processo de lançamento de despesas, bem como na confecção dos livros diários auxiliares devem agir em conformidade com tais procedimentos.
Os treinamentos serão realizados periodicamente, com frequência mínima anual, e a adesão dos colaboradores será verificada por meio de entrevistas, pesquisas, avaliações, gamificação e/ou indicadores de desempenho.
Inspeções de Compliance
O 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS realizará anualmente inspeções de compliance para avaliar o cumprimento das obrigações de Compliance e desta Política.
Conscientização e Treinamento
O 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS manterá um programa de conscientização e treinamento em compliance/antissuborno para seus colaboradores, com o objetivo de promover a cultura de Compliance e Antissuborno, informar sobre o sistema de gestão, sua estrutura, bem como seus resultados, necessidades e expectativas.
Contratação de Terceiros
O 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS realizará negócios apenas com terceiros idôneos e de excelente reputação, que possuam a qualificação técnica adequada e que se comprometam expressamente a adotar a mesma política de tolerância zero em relação ao suborno e à corrupção. A seleção dos fornecedores será sempre pautada pelos seguintes requisitos:
1. Preço e condições de pagamento;
2. Qualidade do produto/serviço oferecido;
3. Histórico e reputação profissionais do fornecedor a ser contratado;
4. Compromisso com princípios básicos de anticorrupção, prevenção de ilícitos, e proteção de dados;
5. Prazos relacionados.
É proibida a contratação de terceiros que apresentem documentos que comprometam sua idoneidade e reputação.
Aos terceiros aplicam-se todas as disposições desta Política, especialmente no que se refere à promessa, oferta ou pagamento de propinas e subornos, exercício de influência indevida ou quaisquer outras violações das Leis Anticorrupção. O descumprimento de qualquer requisito mencionado nesta Política poderá resultar na rescisão motivada do contrato.
Confidencialidade e Segurança da Informação
São consideradas confidenciais todas as informações relativas às partes interessadas, bem como qualquer dado não público ou restrito referente ao 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS, seus colaboradores e atividades. Conforme estipulado em nossa Política de Privacidade, a Serventia adota práticas, procedimentos e condutas rigorosas quanto à proteção de dados. Todas as informações processadas pelo cartório estão sujeitas a um conjunto estrito de controles, assegurando o sigilo adequado.
Todas as informações, sejam elas relacionadas aos registros, sejam concernentes a processos administrativos, são submetidas a um controle rigoroso de acesso, publicidade e disponibilidade, atendendo aos princípios e requisitos estabelecidos pela Lei nº 13.709 de 2018 (LGPD) e pelos Provimentos 134 do CNJ e Provimento n° 08/2023 da CGJ/RS e da Resolução n° 18/2024 da ANPD. Para reforçar o compromisso com a segurança da informação, os processos da Serventia são periodicamente revisados e os riscos associados avaliados de forma criteriosa.
Ademais, todos os colaboradores passam por treinamentos contínuos de orientação e conscientização acerca dos comportamentos esperados, integrando-se à construção de um sistema sólido de segurança da informação, garantindo assim que todas as informações tratadas pelo cartório alcancem o mais alto nível de proteção.
Para o desempenho adequado de suas funções, esta Serventia disponibiliza uma infraestrutura tecnológica de ponta, com computadores de última geração, rede de arquivos e acesso à internet.
Conflito de Interesses
Conflito de interesses é um conjunto de circunstâncias onde se observa a probabilidade de análises, decisões ou quaisquer ações profissionais serem influenciadas indevidamente por um interesse secundário ao da empresa ou, ainda, de aparentarem ter sido influenciadas desta maneira. Não há critério único ou definitivo para determinar se existe um conflito, mas existem importantes sinais de alerta que quando detectados pelos colaboradores, estes, devem então evitar o envolvimento em situações que apresentem ou apenas aparentem a existência de um conflito de interesses. Uma situação de conflito de interesses pode ser real, aparente ou potencial correspondente a uma ação ou participação (direta ou indireta) que:
Todos os colaboradores, portanto, devem evitar situações que gerem conflitos de interesse. Diante de situações que possam gerar tal forma de conflito, seja ele potencial ou real, os colaboradores envolvidos devem se declarar impedidos de participar de qualquer discussão e decisão envolvendo a matéria e levar o assunto ao setor administrativo, ou seu superior hierárquico.
Confirmado o conflito de interesses, o responsável pelo setor deverá realocar a atividade envolvida para outro colaborador, assegurando a manutenção do declarante em outras atividades nas quais não haja conflito, sem prejuízo de suas demais atribuições.
Situações e Circunstâncias Suspeitas (Sinais de Alerta)
Os colaboradores devem estar vigilantes a sinais de alerta que possam indicar a ocorrência de vantagens ou pagamentos indevidos. É importante ressaltar que esses sinais não constituem, necessariamente, provas de corrupção, nem desqualificam a parte observada. Contudo, levantam suspeitas que necessitam ser investigadas até que se possa afirmar com segurança que tais indícios não correspondem a uma infração real das normas, leis e políticas vigentes.
Os colaboradores devem ter especial atenção aos seguintes sinais de alerta:
Ao identificar qualquer um dos sinais de alerta mencionados, é imperativo que a percepção ou preocupação seja comunicada imediatamente, utilizando um dos canais de denúncias disponíveis.
Infrações às Regras de Conduta / Denúncias e Sanções Aplicáveis
Responsabilidade de Comunicação de Infrações
É dever de todos os colaboradores do 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS reportar quaisquer infrações ou suspeitas de violação dos requisitos estabelecidos nesta Política. Caso um colaborador tenha conhecimento ou motivos legítimos para acreditar que uma violação a esta Política tenha ocorrido ou esteja prestes a ocorrer, é sua obrigação comunicar imediatamente no canal de denuncias constante no site da Serventia.
Tal comunicação pode ser realizada de forma anônima ou identificada e deve ocorrer imediatamente através de um dos canais disponibilizados para esse fim:
Atendimento Presencial.
Encaminhamento e Tratamento de Denúncias
Todas as denúncias serão encaminhadas para a Função de Compliance do 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS, bem como para a Titular, especialmente nos casos em que o alvo da denúncia for a própria Função de Compliance.
Direito ao Relato Anônimo
Quando a situação exigir, e caso seja do interesse do denunciante, será garantido o direito ao relato anônimo, por meio dos canais de denúncias disponíveis. Os colaboradores são encorajados a apresentar os fatos com a devida diligência, anexando, sempre que possível, documentos que comprovem suas alegações. O teor das denúncias deve ser o mais completo possível, de modo a possibilitar o início de um eventual processo de investigação. A confidencialidade das pessoas que levantarem preocupações e denúncias será rigorosamente respeitada.
Responsabilidade por Ações
Cada colaborador é responsável por suas próprias ações e também poderá ser responsabilizado por ações de terceiros, caso fique evidente que ele tinha conhecimento ou deveria ter do fato de que essas pessoas estavam violando quaisquer políticas, leis ou regulamentações aplicáveis.
Proteção ao Denunciante
Independentemente de a denúncia ser anônima ou identificada, esta Serventia tomará as devidas providências, na extensão permitida pela legislação aplicável, para proteger a confidencialidade e a integridade do denunciante. Não será permitido ou tolerado qualquer tipo de retaliação contra indivíduos que apresentarem denúncias de boa-fé. Quaisquer colaboradores, coordenadores e membros da Alta Direção que se envolverem em atos de retaliação estarão sujeitos a medidas disciplinares.
Aderência e Consequências das Violações
A adesão a este documento constitui uma cláusula e condição essencial do vínculo empregatício entre o colaborador e o 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS. Os colaboradores devem estar plenamente cientes de que quaisquer violações das políticas, do código de ética e conduta, e das normas internas serão tratadas com a máxima seriedade e estarão sujeitas a ações disciplinares, independentemente do nível hierárquico, sem prejuízo das penalidades legais cabíveis.
As infrações poderão resultar em penalidades que variam desde advertências verbais e escritas até suspensão e demissão. Além disso, tais violações podem acarretar processos cíveis ou penais e sanções correlatas. Em situações em que a violação possa causar danos irreparáveis a Serventia, esta poderá buscar medidas judiciais, incluindo a reclamação de danos patrimoniais.
O 2º Registro de Imóveis de Pelotas-RS tomará as medidas legais apropriadas contra todas as partes envolvidas em atividades ilícitas e, quando pertinente, disponibilizará às autoridades competentes todas as evidências coletadas durante suas investigações.
Programa de Integridade
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Contratos
Confira na íntegra a Política de Compliance/Antissuborno
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